Gincana Empresarial: A Experiência de Gerir uma Gincana
Erik, Renato e Freccia
Estudante da UBS no módulo “Marketing e Serviços”, Renato Ramos ou “Kiko” como é conhecido pelos alunos tem 22 anos, nasceu em Florianópolis e estudou no Colégio Catarinense e no Energia para finalmente entrar na UBS. É considerado um dos melhores alunos da UBS. Entre uma atividade e outra, arruma tempo para namorar, compor e tocar violão. Ele fala sobre sua experiência de criar e coordenar uma gincana.
Blog – Renato, como surgiu a idéia, a inspiração de fazer a gincana empresarial:
Renato – Eu já tinha a idéia de fazer algo para a Unisul Business School, mas queria fazer algo prático. Durante a aula do prof Baltasar (Dr. Baltasar D´andrade Guerra é Português, leciona os tópicos marketing avançado e economia), nos foi sugerido que fizéssemos alguma coisa. Queria fazer alguma coisa pelo marketing da UBS, porém me foi sugerido fazer uma análise SWOT. Como já tinha feito para uma empresa durante o projeto integrador no módulo “Gestão Estratégica”, optei por algo de aplicação prática, direta.
Blog – Você teve o apoio dos professores então?
Renato – Sim, falarei sobre isso mais a frente. Já tínhamos pensado em um jogo, um quiz e algo inspirado no desafio SEBRAE. Como no semestre passado tivemos aula com um simulador de empresa, pensei em usá-lo. Mas também senti a necessidade de algo que integrasse as turmas, como uma gincana ou olimpíada. Surgiu então a idéia da Gincana Empresarial. Definimos então diversas atividades e que cada módulo deveria se comportar como uma empresa, com organograma e departamentos, simulando uma situação de mercado e contextualizando o conhecimento.
Blog – E em relação as suas expectativas para o projeto:
Renato – Foi bastante complicado lidar com a expectativa. A motivação foi muito importante, por que não sabíamos se daria certo, se os alunos iriam aderir a idéia. Começamos a estabelecer a tabela de pontos e pensamos em atividades desafiadoras, interessantes e que promovessem a integração, de forma recreativa e intensa. Mas nossa expectativa era muito baixa. Porém, com o crescimento da idéia nos apaixonamos pelo projeto e com o desejo que desse certo a equipe abraçou a gincana. Precisávamos também da aprovação dos professores, e recebemos o maior apoio, tanto dos professores do módulo quanto do curso inteiro. O professor Montenegro (Msc. Carlos Montenegro é professor do Módulo “Finanças e Orçamento Empresarial”) nos ajudou bastante com a idéia do software de jogo de empresa.
Blog – Como você criou a equipe?
Renato – Busquei amigos de confiança que me ajudassem. Pensei primeiro no Freccia (Thiago Arnold Freccia é aluno do módulo “Logística, Produção e Sistemas de Informação”) porque nossa amizade é muito forte e ele é muito competente. No Erik (Erik Henel Ribeiro do Valle é aluno do módulo Finanças e Orçamento Empresarial), já que ele é empolgado, vai atrás das coisas e estimula os outros. A professora Alcyane ( Dra Alcyane Marinho ministra a disciplina “Outdoor Education”) também nos ajudou muito, estabelecendo uma conceituação teórica. Isso nos ajudou a ter segurança, pois as coisas faziam sentido. Estabelecemos então algumas regras básicas para o andamento da gincana e fizemos a apresentação para as salas.
Blog – Como foi a criação da estratégia? O planejamento, a definição das atividades e a coordenação das responsabilidades?
Renato - Tínhamos um “cronograma-agenda” que foi fundamental para saber o momento de realizar tarefas e coordenar os envolvidos. Recebemos apoio do professor André (Msc. André Félix ministra as disciplinas Gestão Estratégica da Informação e Evolução do Pensamento Administrativo), que nos passou um modelo de gestão para eventos. Começamos a trabalhar então com o conceito de espaço-tempo, estimando as atividades que tínhamos que realizar.
Blog – Sobre as parcerias, como você conseguiu os apoios?
Renato – Estabelecemos parcerias com o professor Baltasar, com o professor Serra (Dr. Fernando Serra, diretor da UBS leciona o tópico Administração Estratégica), com o professor Montenegro que nos cedeu o software e com o Marketing da Unisul, que nos cedeu a verba que precisávamos para realizar o evento. A partir daí, focamos no evento, em ter um produto forte que pudesse vender a proposta para professores, conselheiros, empresas e claro, os alunos.
Blog – Como você lidou com a questão do comprometimento da equipe:
Renato – Com todo mundo interessado, foi fácil manter o comprometimento. Até por que nos motivamos cada vez que víamos o projeto crescendo. Montávamos as atividades e sentíamos que estava ficando bom. Quando percebíamos “Eu quero fazer isso!” sentíamos que estava no caminho certo. As reuniões com a professora Alcyane também nos ajudaram bastante, e víamos que todo mundo participava, dando suas opiniões, sugestões...
Blog – Como você conseguiu manter o foco da equipe:
Renato – Foi essencial seguir o planejamento. Varias vezes quase saímos do foco, mas quando estabelecemos algumas coisas, como a divisão dos módulos em empresas, o jogo de paint ball as idéias seguiam certa ordem, sempre voltadas para a contextualização do macro-ambiente de mercado.
Blog – Você estabeleceu algum símbolo para unir a equipe? Para divulgar o projeto também.
Renato – Buscamos criar um apelido, algo fácil de lembrar. Chegamos a Gincana Empresarial, pois passava a idéia de universidade e aprendizagem bem como empresa, mercado, competição e organização. Também estabelecemos o projeto como uma ferramenta de aprendizagem.
Blog – Como você realizou a divulgação do evento:
Renato – Bom, começou no dia 31, com a abertura. Fizemos também um banner que foi colocado na frente do corredor e usamos muito a comunicação boca-a-boca. E foi eficiente, por que no outro dia o corredor tava todo decorado, o que foi um excelente feedback, ver as empresas fazendo propaganda, se comportando com um mercado.
Blog – Como foi o acompanhamento da evolução da Gincana?
Renato - Tivemos que rever alguns conceitos. Inicialmente não valorizávamos tanto a criatividade, mas vendo as equipes se expressarem de maneira tão forte, foi necessário criar uma pontuação extra para atender a essa questão. Foi muito bom ver a ação das equipes e que o conceito de departamentalização funciona, pois era possível conversar com os colegas e vê-los falando sobre as atividades que estava desempenhando na empresa, contextualizando com o que acontece no mercado.
Blog – Você via as crenças e os valores do grupo se disseminando?
Renato – Sim, pude ver. Todos estavam voltados para a integração das turmas, a interação dos alunos, para a realização de uma atividade prática, passando pelos três níveis de participação (competição, colaboração e completar tarefas).
Blog – Considerando os alunos como clientes, como você viu o comportamento deles?
Renato – Eles compraram a proposta e reagiram super bem. A participação e a qualidade dos trabalhos deles realmente impressionavam. Nas atividades inovando com arte, os produtos, todos, foram ótimos, também o teatro para o almoço criativo foi excelente. E mais importante, a gincana empresarial funcionou realmente como uma ferramenta de aprendizagem. Tivemos algumas discussões no grupo e alguns casos nos deixaram até um pouco chateados, como ninguém tirou a nota máxima em ética. Mas não desanimávamos. Nós da comissão também tivemos que aprender muito, vencendo os desafios e tomando as decisões.
Blog – Como foi o processo de comunicação com os participantes?
Renato – Foi fácil, pois o espaço era relativamente pequeno. Estávamos todos na universidade. As atividades foram realizadas dentro do prazo, a pontualidade foi boa e os atrasos puderam ser corrigidos no tempo que deixamos entre as atividades. A função de presidente nas equipes também facilitou, já que eles representavam-nas, executando e liderando. Pode se dizer até que as tarefas de comunicação foram delegadas a eles.
Blog – Como você lidava com o tempo e o cronograma?
Renato – No início pensávamos em realizar a gincana em três dias, porem poderia ser muito tempo. E queríamos algo mais intenso. Ter realizado a apresentação duas semanas antes do início das atividades, foi fundamental para que os módulos pudessem se preparar. E o comprometimento da comissão e das empresas fez com que a execução do cronograma fosse excelente. Houve até algumas dificuldades com algumas atividades, como o “quiz” que durou bem mais do que planejávamos e tínhamos também outras atividades em stand-by caso não houvesse aceitação.
Blog – Como foi a atuação da comissão no desenvolvimento das atividades?
Renato – Havia um enorme respeito por todos e o foco na qualidade do evento fez com que a comissão tivesse mais acertos do que erros. A tabela de pontos foi criada para dar chances a todas as equipes e a gincana realmente excedeu as expectativas de todos. No almoço criativo, ficamos surpreendidos com o teatro.
Blog – Qual sua avaliação em relação aos conflitos de opiniões e a pontuação.
Renato – Não houve conflitos em relação a pontuação, porém a ética foi bastante complicado. Ainda assim, tendo os critérios claros tudo se resolvia rapidamente.
Blog – Qual sua visão geral da gincana?
Renato – Ela marca história na UBS e é um produto que mostra muito bem a escola a alunos, a head hunters, e a empresas que queiram ser parceiras. O efeito foi visível também em alunos de outros cursos, que muitas vezes perguntavam se havia como participar.
